Surat Penerimaan Pesanan

Apabila pemesan barang/jasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual, karena ada suatu masalah, pihak penjual harus segera mengirimkan surat penerimaan pesanan. Jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Isi surat penerimaan pesanan harus diungkapkan dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut. Caranya dengan mengucapkan terima kasih kepada pembeli serta memberikan alas an yang logis mengenai pesanan yang tak dapat dipenuhi, dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjaga.

Surat penerimaan pesanan dibuat oleh penjual, dan bersifat menawarkan solusi kepada pelanggan apabila ada suatu masalah pada pesanan, sebagai contoh:

1)      Persediaan barang tidak ada/habis, barang yang dipesan jumlahnya tidak mencukupi, atau barang tersedia namun jenis yang lain. Dengan demikian, penjual harus mampu memberikan solusi, yaitu dengan menyampaikan bahwa persediaan barang habis dan tawarkan barang pengganti bila ada.

2)      Apabila terjadi kenaikan harga barang, sampaikan saja kondisi tersebut kepada pelanggan dan tawarkan apakah pelanggan bersedia membeli barang dengan harga yang baru.