Manajemen Waktu

Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan atau membahas suatu hal/masalah

Teknik Menarik Perhatian Audiens

Banyak teknik yang dapat digunakan dalam membuka presentasi untuk menarik perhatian audiens.

Gunakan pernyataan atau kutipan

Teknik ini banyak digunakan dan cukup ampuh untuk menarik perhatian.

”Tahukah Anda, di Indonesia, 46 orang meninggal setiap jamnya akibat rokok!”

Contoh pernyataan di atas pasti akan sangat menarik perhatian. Audiens akan terpancing rasa ingin tahunya akan kebenaran pernyataan tersebut. Setelah itu Anda tentu harus dapat menjelaskan dari mana data tersebut, jangan asal menarik perhatian. Dan ingat, pernyataan yang disampaikan saat pembukaan haruslah relevan dengan isi presentasi kita.

Berikan pertanyaan

Memberikan pertanyaan yang tepat tidak hanya akan menarik perhatian, tapi juga mengarahkan fokus audiens pada topik yang akan dibahas. Jika audiensnya sedikit, Anda bisa langsung menanyakan satu per satu jawabannya. Kalau banyak bisa dilakukan dengan mengangkat tangan misalnya.

”Siapa lebih rela lari keliling lapangan daripada bicara di depan orang banyak? Ayo angkat tangan”

Pertanyaan seperti ini bisa ditanyakan ketika presentasi tentang “public speaking”. Selain menarik perhatian, Anda juga dapat melihat seberapa banyak pendengar Anda yang masih takut berbicara di depan orang banyak.

Ceritakan sebuah kisah

Jika mahir dalam bercerita, Anda bisa juga menceritakan sebuah kisah yang relevan dan tidak panjang untuk menarik perhatian audiens. Anda harus yakin tidak membuat audiens justru merasa bosan dan mengalihkan perhatian mereka akibat cerita yang Anda sampaikan. Pastikan kisahnya menarik, relevan dengan topik, dan Anda cocok menceritakannya.

Gunakan humor atau anekdot

Cara ini juga dapat mencairkan suasana. Namun perlu diingat, jangan berlebihan. Anda mungkin berhasil mencairkan suasana tapi gagal membawa perhatian audiens pada topik yang akan Anda presentasikan. Selain itu, juga harus dipastikan humor atau anekdot Anda tidak pasaran karena efeknya akan berbeda jika humor tersebut sudah pernah didengar audiens sebelumnya.

Tujuan Pembukaan Presentasi

Pembukaan yang baik bertujuan untuk :

1.      Menarik perhatian

Saat ini banyak sekali pengalih perhatian, ada Blackberry, Tablet, dll. Salah satu tujuan pembukaan yang baik adalah menjauhkan semua pengalih tersebut dan membuat perhatian audiens hanya tertuju kepada Anda.

2.      Memperkenalkan topik dan tujuan presentasi

Mungkin belum semua audiens mengerti dengan topik dan lingkup yang akan dipresentasikan, serta tujuan yang ingin dicapai. Makanya, perlu disampaikan saat pembukaan. Sebutkan manfaat apa saja yang akan mereka dapatkan dari mendengarkan presentasi Anda.

3.      Membangun hubungan dan kepercayaan dengan audiens

Jelaskan siapa Anda dan mengapa Anda layak didengarkan.

TUJUAN PRESENTASI

1. Menginformasikan

2. Membujuk

3. Menghibur

4. Meyakinkan

5. Memotivasi dan Menginspirasi

6. Pendidikan

7. Mempromosikan/Memperkenalkan

DEFINISI PRESENTASI

Presentasi (presentation) secara harfiyah artinya penyajian, pekenalan, peryunjukan dan pemberian.

Kada dasarnya present artinya pemberian, hadiah, sekarang ini, kata-kata, hadir, sekarang, menghadirkan.

Menurut KBBI::

pre·sen·ta·si /préséntasi/ n 1 pemberian (tt hadiah); 2 pengucapan pidato (pd penerimaan suatu jabatan); 3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang, biasanya kedudukannya lebih tinggi); 4 penyajian atau pertunjukan (tt sandiwara, film, dsb) kpd orang-orang yg diundang; mem·pre·sen·ta·si·kan v menyajikan; mengemukakan (dl diskusi dsb)

Menurut istilah presentasi adalah aktivitas menunjukkan, menggambarkan, atau menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.

Presentasi adalah proses menyampaikan informasi kepada audiens dengan maksud dan tujuan tertentu.

Contoh Surat Keterangan Fiskal

Hotel Jenis American Plan

JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

1.      Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis, misalnya:

a.       Pengurusan atau penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)

b.      Penyimpanan surat (kearsipan)

c.       Pengetikan

d.      Pengurusan kepegawaian

e.       Pengurusan keuangan

f.       Pengurusan perlengkapan

g.      Penggandaan

h.      Pembuatan laporan

2.      Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis-menulis, misalnya:

a.       Menelepon                                    

b.      Menerima tamu

c.       Memelihara gedung kantor

d.      Pelayanan keamanan 

e.   Pekerjaan pesuruh

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA

A.    PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP KANTOR DAN TATA USAHA

1.      Pengertian Kantor

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Kantor dapat diartikan:

·         Ruang kerja, ruang tulis;

·         Markas dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan usahanya;

·         Instansi, perusahaan, badan usaha.

Ada dua pengertian kantor, yaitu:

·         Kantor dalam arti statis menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapannya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak.

·         Kantor dalam arti dinamis menunjukkan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat; dinamis berarti gerak dan senantiasa berubah.

Dapat disimpulkan bahwa kantor adalah:

·         Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani keterangan-keterangan atau informasi;

·         Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

2.      Pengertian Tata Usaha

Pada dasarnya tata usaha adalah tugas yang berkenaan dengan pekerjaan kantor, seperti menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.