A. Teknik Berkomunikasi
1. Teknik
berbicara dan bertanya efektif
Secara
sederhana, teknik berbicara dan bertanya efektif adalah sebagai berikut:
-
Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan
-
Berbicara diiringi dengan bantuan gerak-gerik
-
Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara
-
Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan
baik
-
Menanggapi setiap reaksi, sran dan usul dari
lawan bicara
a.
Prinsip berbicara efektif
1)
Memberi kesempatan kepada lawan bicara
2)
Menatap bergantian secara sopan
3)
Berbicara secara jelas, mengerti, dan jangan
berbisik
4)
Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan
disampaikan
b.
Prinsip motivasi
Adalah prinsip memberi dorongan untuk
membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, dan umum.
1)
Memberikan dorongan
2)
Menokohkan
3)
Dorongan ingin mengetahui
c.
Prinsip perhatian
Hal-hal yang dapat menarik perhatian:
1)
Hal-hal yang aneh
2)
Lucu
3)
Sekonyong-konyong terjadi
4)
Mencolok (dominan)
5)
Sesuai dengan kebutuhan
d.
Prinsip keindraan
Berkaitan dengan alat bantu:
1)
Over Head Projector (OHP)
Adalah proyektor yang dapat memantulkan
tulisan atau gambar ke layar putih, terlebih dahulu harus ditulis pada
transparansi (lembaran yang berwarna bening). Tulisan pada transparansi sebaiknya
berupa:
a)
Ringkasan dari uraian materi
b)
Bagan-bagan
c)
Grafik
d)
Gambar-gambar
e)
Definisi
2)
Film
3)
Tape recorder
e.
Prinsip pengertian
Dalam prinsip ini hendaknya pembicara
memperhatikan:
1)
Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian,
lalu kembali keseluruhan
2)
Uraian pembicaraan sistematis dan logis
3)
Membuat ungkapan-ungkapan yang kongkret
-
Memberikan memo teknik (cara untuk menghafal)
-
Memberikan contoh
-
Memberikan ilustrasi
-
Memberikan suatu perbandingan
-
Memberikan hal-hal yang berlawanan
f.
Prinsip Ulangan
1)
Persiapan, penyajian dan penutup pembicaraan
a)
Persiapan
(1)
Pengetahuan
(2)
Sistematika (urutannya)
(3)
Tujuan
(4)
Tempat dan waktu
b)
Penyajian materi
(1)
Pendahuluan
(a)
Motivasi yang menarik perhatian
(b)
Tujuan
(c)
Ruang lingkup
(2)
Isi pembicaraan
Adalah mengenai pembahasan masing-masing
acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Di dalam
penyajian hendaknya:
(a)
Jelas
(b)
Menarik
(c)
Lancar
(d)
Tertuju
(e)
dipahami
c)
Penutup pembicaraan
Memuat tentang:
(1)
Ringkasan materi yang dibahas
(2)
Memberikan motivasi kembali kepada para
pendengar/komunikan
(3)
Memberikan harapan, saran-saran, ajakan dan
sebagainya
2)
Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan
a)
Pendahuluan pembicaraan
Hal-hal yang harus dimuat dalam
pendahuluan:
(1)
Motivasi yang menarik
(2)
Mengutarakan topik secara umum
(3)
Tujuan
(4)
Ruang lingkup
b)
Isi pembicaraan
Dalam menyampaikan isi pembicaraan
komunikator hendaknya:
(1)
Lancar dan tidak ada gangguan
(2)
Menarik perhatian pendengar
(3)
Uraian harus jelas, mudah di tangkap, dimengerti
dan dihayati
(4)
Uraian harus mengesankan dan menggunakan alat
peraga
(5)
Pembahasan harus tertuju dan terarah pada tujuan
c)
Penutup pembicaraan
Hal-hal penting yang harus dikemukakan:
(1)
Ada ringkasan
(2)
Ada motivasi kembali
(3)
Ada saran pembicara kepada pendengar
(4)
Ucapan terima kasih dan minta maaf kepada para
pendengar
3)
Alat bantu dalam penyajian pembicaraan
Dalam menggunakan alat peraga, seorang
pembicara harus menyiapkan:
a)
Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada
karton manila
b)
Alat peraga yang nyata atau alat peraga yang
sebenarnya
c)
Alat-alat peraga tiruan atau palsu
d)
Slide projektor, film projektor, OHP dan sebagainya.
4)
Gaya bahasa penyajian dalam berbicara
a)
Gerak-gerik
b)
Pakaian
c)
Sikap jiwa
d)
Suawa
e)
Pandangan mata
f)
Sikap badan
2. Teknik
membaca efektif
Manfaat
membaca:
a.
Memperluas wawasan, pengetahuan, dan pengalaman
b.
Mengetahui nilai-nilai kehidupan, baik nilai
spiritual maupun nilai material, dan teknologi
c.
Lebi cepat dapat menerima anjuran untuk mengubah
pola tingkah laku atau dapat segera menerima pembaruan
d.
Dapat mengenal Tuhan secara dalam
e.
Mengembangkan pola pikir
f.
Mengembangkan kemampuan menulis dan berbicara
Cara
membaca yang baik:
a.
Pusatkan pikiran (konsentrasi pada bahan bacaan)
b.
Lampu penerang berasal dari sebelah kiri dengan
sorot cahaya yang cukup
c.
Bacalah keseluruhan isi bacaan sambil menentukan
inti atau pokok kalimat (siapkan alat tulis dan kertas)
d.
Tulislah hal-hal yang penting atau pokok kalimat
e.
Ulangi lagi maksud bacaan jika maksud bacaan
belum sepenuhnya dipahami
f.
Resapkan isi bacaan
g.
Uraikan isi bacaan berdasarkan pokok kalimat
yang telah ditulis
Agar
menjadi pembaca efektif, ikuti cara membaca efektif berikut ini:
a.
Bahan bacaan tidak ditunjukan dengan jari tangan
b.
Kepala tidak ikut bergerak mengikuti bahan
bacaan
c.
Membaca tidak dengan berbisik-bisik atau
bergumam
d.
Membaca tidak menggerakan bibir
e.
Tidak terus menerus mengulang isi pembicaraan
Proses
membaca dapat diikhtisarkan sebagai berikut:
a.
Memahami judul bacaan
b.
Membaca isi keseluruhan dari awal sampai akhir
c.
Dilanjutkan dengan membaca tiap-tiap bab sambil
mencatat bagian yang penting
d.
Memahami isi topik secara mendalam
e.
Membuat rangkuman supaya mudah mengingat isi bacaan
3. Teknik
mendengarkan secara aktif
Jenis
mendengarkan aktif dan efektif, adalah sebagai berikut:
a.
Mendengarkan secara evaluatif
b.
Mendengarkan secara proyektif
Pendengar berusaha memproyeksikan diri
ke alam pikiran pembaca. Teknik mendengarkan secara proyektif, sebagai berikut:
1)
Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang
sedang dibicarakan
2)
Tangkap pesan-pesan penting atau inti peimbicaraan
3)
Sebaiknya terlebih dahulu mempersiapkan alat
tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan
4)
Bila pembicaraan langsung tanpa menggunakan
media, pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi
pembicaraan yang tidak dipahami
4. Teknik
menulis efektif
a.
Beberapa penyebab tidak terorganisirnya
komunikasi
1)
Bertele-tele
2)
Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan
3)
Menyajikan ide-ide secara tidak logis
4)
Informasi penting tidak terdapat dalam isi
b.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
menulis pesan atau informasi yang efektif
Hal-hal yang harus diperhatikan:
1)
Subjek dan tujuan harus jelas
2)
Semua informasi atau pesan harus berhubungan
dengan subjek dan tujuan
3)
Gagasan harus dikelompokan dan disajikan dengan
cara yang logis
4)
Semua informasi yang penting harus sudah ada
5)
Bahasa yang digunakan harus efektif (jelas,
singkat dan sesuai situasi komunikasi), mencakup:
a)
Pemilihan kata yang tepat
b)
Penggunaan kalimat efektif
B.
Penggunaan Bahasa
Verbal dan Nonverbal Yang Sesuai
1. Komunikasi
Verbal
-
Verbal berarti lisan dan komunikasi verbal
berarti komunikasi lisan
-
Dalam ilmu komunikasi, komunikasi verbal tidak
hanya lisan, meliputi lisan dan tulisan
-
Bahasa diartikan sebagai lambang verbal
-
Jadi , komunikasi verbal adalah komunikasi yang
menggunakan lambang bahasa sebagai media.
-
Komunikasi verbal merupakan proses penyampaian
pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara
lisan maupun tulisan
Contoh komunikasi
verbal:
a. Menyampaikan
sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai kata-kata lisan/tulisan
b. Bertelepon kepada
keluarga, teman, sahabat, rekan kerja
c. Berbincang-bincang
secara langsung
d. Berdiskusi,
berpidato, membacakan puisi di depan kelas
e. Berdiskusi, rapat,
meeting, dan seminar
f.
Membaca surat kabar, majalah, jurnal
g. Mendengarkan radio,
walkman
h. Menonton televisi
i.
Menggunakan komputer, internet
Dalam
kegiatan sehari-hari orang-orang melakukan kegiatan komunikasi sebagai berikut:
a.
Mendengarkan: 45%
b.
Berbicara: 30%
c.
Membaca: 16%
d.
Menulis: 9%
2. Komunikasi
Nonverbal
Beberapa
pendapat ahli mengenai komunikasi nonverbal:
a.
Mc. Garry, komunikasi verbal terbagi dalam 3
kategori, yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori
lainnya (the objeck language), semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan
gerak (gesture) yang disebutkannya sebagai bahasa sinyal (sign language), dan
komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language).
b.
Tubbs dan Carter
Beberapa contoh perilaku yang menunjukan
komunikasi nonverbal berdasarkan kriteria di atas, yaitu:
a.
Menitikkan air mata sebagai tanda haru
b.
Menangis sebagai tanda kecewa, sedih, kesal,
saking marahnya
c.
Menggertakkan geraham sebagai ungkapan rasa
kesal yang ditahan
d.
Menghela nafas dalam-dalam sebagai ungkapan rasa
kesal yang ditahan
e.
Tersenyum, berjabat tangan, melambaikan tangan
sebagai rasa senang, simpati dan penghargaan
f.
Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap
seseorang
g.
Menggelengkan kepala sebagai tanda tidak setuju
h.
Menganggukkan kepala sebagai tanda setuju
i.
Mengenakan baju warna hitam ketika ada orang
yang meninggal
j.
Menggunakan baju warna cerah ketika pesta
C.
Menerapkan Komunikasi
Secara Lisan
1. Komunikasi
Kelompok
Dibagi
menjadi 3 macam:
a.
Komunikasi individu dengan kelompok
b.
Kelompok dengan individu
c.
Kelompok dengan kelompok
Secara umumnya dapat dibagi menjadi 2 macam:
a.
Komunikasi kelompok formal
Ciri-ciri:
1)
Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu
2)
Ada prosedur tertentu
3)
Objek pembicaraanya tentang masalah organisasi
4)
Diwujudkan dalam bentuk tertulis
5)
Ada hierarki tertentu
b.
Komunikasi kelompok nonformal
Ciri-ciri:
1)
Waktu dan tempat tidak menentu
2)
Tidak ada prosedur yang tentu
3)
Objek pembicaraannya tidak mienentu
4)
Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan
5)
Tidak ada hierarki tertentu
2. Diskusi
Adalah
komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai sesuatu persoalan
atau masalah dengan maksud untuk mendapatkan keterangan yang lebih lengkap.
Menurut KBBI,
diskusi adalah perundingan untuk bertukar pikiran (bahas membahas tentang suatu
masalah)
Istilah-istilah
lain tentang rapat:
a.
Diskusi panel adalah diskusi beregu atau diskusi
kelompok untuk memperbincangkan sesuatu masalah.
b.
Simposium adalah kumpulan pendapat dari beberapa
orang atas suatu permasalahan atau persoalan
c.
Seminar, adalah pertemuan untuk menyelidiki dan
membahas sesuatu masalah di bawah pimpinan guru besar atau seorang ahli.
3. Rapat
a.
Pengertian rapat
1)
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran karangan
Drs. The Liang Gie, adalah pertemuan antar anggota di lingkungan organisasi
sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
2)
Menurut bahasa inggris, disebut meeting yaitu orang
yang berkumpul untuk mencapai tujuan tertentu
Kesimpulan,
tujuan diselenggarakannya rapat:
1)
Untuk memberi informasi
2)
Melakukan kerja sama
3)
Memecahkan permasalahan
4)
Memenuhi peraturan
b.
Jenis-jenis rapat
1)
Rapat penjelasan
Adalah pertemuan yang bertujuan untuk
memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2)
Rapat pemecahan masalah
Adalah pertemuan yang bertujuan untuk
mencari pemecahan terhadap suatu masalah
3)
Rapat perundingan
Adalah pertemuan yang diadakan karena
ada dua atau lebih orang/organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab
apabila tidak diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan
c.
Syarat rapat yang baik
Persiapan rapat:
1)
Penetapan tanggal, hari dan jam rapat
2)
Penetapan tempat/untuk rapat
3)
Akomodasi yang diperlukan
4)
Konsumsi
5)
Peralatan yang membantu kelancaran rapat
Syarat
rapat yang baik:
1)
Suasana terbuka
2)
Partisipasi penuh
3)
Bimbingan dan kontrol
4)
Ada argumentasi
5)
Pertanyaan singkat
6)
Menghindari klik kelompok
7)
Ada kesimpulan
d.
Tipe-tipe pimpinan rapat
1)
Otoriter: mau menang sendiri, lebih banyak
menggunakan kekerasan dan paksaan, memaksakan pendapat, peserta rapat harus
menyetujuinya
2)
Laissez: memimpin rapat apa adanya tanpa
pengendalian, keputusan diserahkan kepada peserta
3)
Demokratis: menjamin adanya lalu lintas
komunikasi secara dua arah, peserta diberi kesempatan dalam mengemukakan usul,
pendapat dan saran.
e.
Tipe-tipe peserta rapat
1)
Tipe pemersatu
Adalah peserta rapat yang senantiasa
mengusahakan adanya persatuan apabila terjadi bentrokan-bentrokan yang mengarah
pada perpecahan.
2)
Tipe penyerang
Adalah peserta rapat yang gemar
menyerang. Menyerang bagi tipe ini merupakan kegemaran.
3)
Tipe inisiatif
Peserta rapat yang senantiasa mengambil
prakarsa di dalam suatu pembahasan pada saat-saat rapat berlangsung kurang
lancar
4)
Tipe perantara
Adalah peserta rapat yang selalu
mengusahakan untuk memperjelas pendapat-pendapat peserta lainnya yang kurang
jelas.
5)
Tipe pemberi informasi
Adalah peserta rapat yang kaya
pengetahuannya akan informasi-informasi, sehingga ia dapat menyumbangkan
data-data yang sangat berguna untuk memecahkan masalah.
6)
Tipe pendengar
Adalah peserta rapat yang kurang aktif.
Hanya bisa menjadi pendengar.
7)
Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang suka memberi doronga
semangat di dalam menyelesaikan tugas yang dirapatkan.
f.
Fungsi peserta rapat
1)
Sebagai penyumbang pendapat
2)
Penyumbang data
3)
Perumus kesimpulan
4)
Penerima hasil keputusan
5)
Pembantu pimpinan
g.
Pengendalian rapat
1)
Pengendalian bebas terbatas
2)
Pengendalian secara ketat
3)
Pengendalian rapat dengan kombinasi
h.
Teknik bertanya dalam rapat
Teknik bertanya yang mengandung nilai
seni antara lain:
1)
Harus ada persiapan yang mantap
2)
Harus ada penyusunan materi yang akan ditanyakan
3)
Gaya pada waktu bertanya harus menarik dan tidak
monoton
4)
Meyakinkan di dalam bertanya
5)
Harus dapat menggunakan rumusan pola mengingat
Teknik
bertanya ada 4 macam:
1)
Pertanyaan langsung
2)
Pertanyaan umum
3)
Pertanyaan mengembalikan
4)
Pertanyaan yang dioperkan
i.
Pelaksanaan rapat
1)
Pembukaan rapat
MC, membuka rapat biasanya dengan
membacakan:
a)
Acara rapat
b)
Tata tertib rapat
c)
Motivasi
d)
Pengenalan masalah yang akan dibahas
e)
Tujuan diadakan rapat
f)
Tanggapan-tanggapan atau saran
g)
Lain-lain
2)
Pembagian tugas
a)
Penunjukan anggota kelompok yang akan dibahas
b)
Penunjukan kelompok pengendali (steering
committee)
c)
Penunjukan tim perumus (kelompok)
3)
Rapat kelompok
Kegiatan di dalam rapat kelompok
meliputi:
a)
Penganalisisan masalah oleh ketua kelompok
b)
Alternatif pemecahan masalah
c)
Pembahasan konsep
d)
Pemilihan ide terbaik
e)
Perumusan oleh tim perumus
4)
Rapat pleno
Kegiatan dalam rapat pleno:
a)
Penyajian hasil karya (perumusan) masing-masing kelompok
yang ditanggapi oleh kelompok lainnya
b)
Kelompok yang menyajikan akan menanggapi atau
mempertahankan
c)
Bila mana perlu diadakan perubahan-perubahan
5)
Perumusan
Setelah pleno selesai, kelompok perumus
merumuskan hasil rapat menjadi:
a)
Perumusan sistematis dan logis
b)
Perumusan kalimat-kalimat dengan bahasa yang
baik dan benar
c)
Perumusan redaksional, yaitu tata tulis dan
penyajian yang betul
6)
Penyelesaian
Setelah hasil rapat diolah, selanjutnya
diserahkan kepada sekretaris untuk diproses. Penyelesaian tahap akhir,
meliputi:
a)
Pengetikan naskah
b)
Reproduksi naskah
c)
Penyebaran naskah yang telah direproduksi kepada
orang-orang yang berhak atau yang dianggap perlu membaca naskah rapat tersebut.
j.
Penyelenggaraan rapat
Masalah yang harus diperhatikan dalam
rapat:
1)
Undangan rapat
Isi undangan:
a)
Hari, tanggal dan jam
b)
Tempat rapat
c)
Bahan (materi) yang akan dibahas dalam rapat
d)
Bila perlu, dicantumkan bahan-bahan referensi
yang harus dibaca
2)
Persiapan ruangan rapat
Jenis-jenis tata ruang rapat:
Otoriter:
Tata ruang berbentuk setengah lingkaran,
huruf U, huruf V, setengah lingkaran bersaf dan bentuk bersaf
Demokratis:
Bentuk lingkaran (meja bundar), segi
empat memanjang
3)
Alat-alat tulis
a)
Map dengan perlengkapannya, yang berisi kertas
kosong, jadwal rapat, foto kopi surat-surat keputusan, buku referensi dan
sebagainya
b)
Pensil, ballpoint, penghapus dan sebagainya
c)
Laptop, karbon, kertas stensil, HVS, tinta
stensil, dan sebagainya.
4)
Akomodasi
5)
Kesehatan
6)
Minuman dan makanan kecil
Pelayanan dan penyajian sebaiknya:
a)
Tidak mengganggu jalannya rapat
b)
Memperhatikan menu, kesehatan dan kebersihan
D.
Menerapkan Ketrampilan
Berkomunikasi Secara Tertulis
1. Surat
Adalah media
komunikasi visual dalam bentuk tulisan yang dipergunakan dalam komunikasi
melalui surat, mempunyai sasaran tunggal, dengan tujuan mempengaruhi sikap
komunikasi terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.
Pedoman dalam
melakukan surat menyurat:
a.
Harus menggunakan kaidah bahasa resmi
b.
Harus melaksanakan penetapan bentuk surat yang
resmi
c.
Harus berdasarkan teknik di dalam pengetikannya
d.
Harus memilih alat tulis menulis yang baik
Bahasa
surat memegang peranan menentukan dalam komunikasi
Bahasa
surat adalah bahasa yang digunakan dalam menulis surat yang berintikan
pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat agar si penerima surat
memperoleh tanggapan yang positif.
Cara
menulis surat yang baik:
a.
Keinginan pembaca diutamakan
b.
Kalimatnya sederhana
c.
Nada bahasanya tepat
d.
Harus merumuskan isi surat
e.
Harus mengutarakan isi pokok surat dengan jelas
f.
Dapat mengatur alinea
g.
Sedapat mungkin menghindari kesalahan
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat surat:
a.
Penetapan tujuan
b.
Sesuaikan dengan pandangan si penerima surat
c.
Penyusunan isi surat
1)
Tetapkan dulu maksudnya
2)
Tetapkan urutan-urutan dari hal-hal yang
dimaksud di dalam surat
3)
Selesaikan satu persatu kasus-kasusnya secara
teratur dan masuk akal (logis) dengan kata-kata yang mudah di mengerti
4)
Hindarilah penggunaan singkatan-singkatan yang
tidak lazim digunakan
5)
Perhatikan bentuk surat
6)
Perhatikan penggunaan tanda baca pada
bagian-bagian surat dan kalimat
2. Telegram
Telegram
berasal dari bahasa yunani, tele artinya jauh dan grama artinya tulisan. Jadi
telegram adalah tulisan yang disampaikan kepada seseorang untuk memberikan
pesan/message dari jarak jauh.
3. Buku
Adalah
lembaran-lembaran kertas, jumlah halaman yang berisi tulisan, gambar, grafik,
tabel, dan sejenisnya yang dijilid untuk dibaca.
Ciri-ciri
buku:
a.
Penerbitnya: badan usaha atau lembaga resmi
b.
Jangka terbitnya: tidak menentu
c.
Bentuknya: lembaran yang terjilid
d.
Sifat isinya: tulisan, gambar, grafik dan
sejenisnya
e.
Sasarannya: masyarakat umum
4. Laporan
Adalah suatu
keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau
sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya, yang merupakan akibat dari
pelaksanaan pekerjaannya. Pengertian laporan menurut ahli:
a.
Prof. Dr. Prayudi Atmosudirjo, adalah setiap
tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi
b.
J. C Denyer, report is means of communication in
which the writers sets down some conclution or recommendation from facts or circumstances
which have investigated (laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat
beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki).
Dari
dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu
pertanggungjawaban dari seseorang atau sekelompok orang untuk melaporkan kepada
atasannya.
a.
Fungsi laporan
Fungsi laporan:
1)
Alat untuk menyampaikan informasi
2)
Pertanggungjawaban dari atasan kepada bawahan
3)
Bahan pengambilan keputusan
4)
Alat untuk membina kerja sama
5)
Alat untuk memperluas ide untuk tukar menukar
pengalaman
Syarat-syarat
laporan yang baik:
1)
Objektif (memakai kriteria umum)
2)
Jelas dan cermat (bahasa jelas sehingga semua
orang menafsirkan sama)
3)
Langsung mengena sasaran
4)
Keterangan yang dimuat harus lengkap
5)
Harus tegas dan konsisten
6)
Tepat waktu dalam pendistribusian dan penerimaan
7)
Mudah diikuti (sistematis)
b.
Jenis laporan
1)
Ditinjau dari segi isi dan maksudnya
a)
Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana
adanya atau sesuai dengan kenyataan
b)
Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi
penilaian sekilas tanpa analisis mendalam
c)
Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa
sumbangan pikiran, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam
d)
Laporan pertanggungjawaban, yaitu berupa
pembuatan laporan pertanggungjawaban. Dapat dikerjakan dengan berpedoman pada
dua hal:
(1)
Kalau proyeknya sudah berakhir atau rampung
(2)
Jika pekerjaan bertahap (laporan
kemajuan/progress report)
e)
Laporan kelayakan, yaitu laporan untuk
menentukan mana yang terbaik, setelah menganalisis sesuatu atau masalah secara mendalam
untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan, layak atau tidak
2)
Ditinjau dari segi bentuknya
a)
Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang
digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat
pokok-pokoknya (isi laporan pendek)
b)
Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang
dibuat berbentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak
lima halaman
c)
Laporan berbentuk naskah
3)
Ditinjau dari sifatnya
a)
Laporan biasa
b)
Laporan penting (rahasia)
4)
Ditinjau dari segi penyampaiannya
a)
Laporan lisan
b)
Laporan tulisan
c)
Laporan visual
5)
Dari segi waktu dan periodisasi
a)
Laporan rutin (harian), tahunan
b)
Laporan berkala, mingguan, bulanan
c.
Pengumpulan data
1)
Observasi
2)
Angket
3)
Wawancara
4)
Lokasi
Tata
cara penulisan laporan:
a)
Menentukan perihal atau subjek
b)
Mengumpulkan data dan fakta
c)
Mengurutkan/mengklasifikasikan data
d)
Mengevaluasi dan mengolah data
e)
Membuat kerangka laporan
d.
Penyusunan garis besar laporan
Kerangka (lay out) laporan dapat
diikhtisarkan sebagai berikut:
1)
Deskripsi keadaan aktual
a)
Tujuan
b)
Latar belakang
c)
Landasan yang yuridis
d)
Data statistik
2)
Analisis objek yang dilaporkan, meliputi:
a.
Pendekatan
b.
Asas-asas
c.
Teknik dan model matematik
d.
Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan
evaluasi data
e.
Penemuan sebab-sebab
f.
Mencari jalan keluar
3)
Saran
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
pembuatan saran:
a)
Penentuan pemecahan masalah
b)
Pengarahan implementasi (penerapan aplikasi)
c)
Kesimpulan
d)
penutup
4)
ringkasan
e.
penyusunan konsep
f.
pengetikan laporan
g.
penjilidan laporan
hal-hal yang harus diperhatikan agar
penjilidan laporan baik:
1)
jenis kover/sampul laporan yang akan digunakan
2)
manila karton
3)
banyaknya lembaran laporan yang akan dijilid
4)
jenis kertas yang akan digunakan sebagai
pembatas antar bab
5)
jenis penjilidan disesuaikan dengan tebal
tipisnya laporan
5. Negosiasi
dan Pembuatan Kontrak
Negosiasi
adalah perundingan antara dua belah pihak atau lebih dalam melakukan suatu
transaksi untuk mencapai suatu kesepakatan yang disetujui bersama.
Cara
bernegosiasi:
a.
Sebelum bernegosiasi kedua pihak melakukan
kontak baik langsung maupun tidak
b.
Kedua belah pihak mengetahui pasti apa yang
dinegosiasikan
c.
Kedua pihak harus dapat berdiplomasi
d.
Negosiasi dilakukan atas dasar kepercayaan
e.
Hasil dari kesepakatan ditulis secara rinci
f.
Setelah ada kesepakatan dibuat surat perjanjian
untuk melakukan transaksi pembuat kontrak/perjanjian
Contoh
surat perjanjian:
a.
Surat perjanjian kerja
b.
Surat perjanjian sewa menyewa
c.
Surat perjanjian pinjam uang
d.
Surat perjanjian jual beli
e.
Surat perjanjian borongan
a.
Arti surat perjanjian
Adalah surat yang berisikan pernyataan
seseorang atau lebih yang saling mengikat dirinya dengan orang lain untuk
melakukan suatu perbuatan hukum.
b.
Syarat-syarat perjanjian
1)
Adanya kesepakatan dari para pihak
2)
Kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian
3)
Adanya objek tertentu
4)
Suatu sebab yang halal
c.
Macam-macam surat perjanjian
Perjanjian dapat dibedakan menjadi dua
macam: perjanjian dua pihak (timbal balik) dan perjanjian sepihak. Dikatakan
dua pihak apabila perjanjian itu menimbulkan kewajiban bagi kedua belah pihak
yang mengadakannya. Contoh: perjanjian jual beli, sewa menyewa dan tukar
menukar. Dikatakan perjanjian sepihak apabila hanya menimbulkan kewajiban pada
salah satu pihak. Contoh: hibah ( A menghibahkan kepada B sebuah rumah) maka B
dalam hal ini terjadi perikatan (hubungan hukum) antara A dan B.
d.
Tata cara penulisan surat perjanjian
1)
Judul perjanjian
2)
Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
3)
Pernyataan kesepakatan
4)
Isi perjanjian
5)
Saat dan jangka waktu berlakunya
6)
Domisili/tempat
7)
Penyelesaian perselisihan
8)
Klausa penutup
e.
Bagian surat
1)
Awal (permulaan perjanjian)
2)
Isi perjanjian
3)
Akhir perjanjian
f.
Surat perjanjian sewa menyewa
1)
Pengertian
Adalah suatu surat yang berisikan
perjanjian pihak yang satu (yang menyewakan) mengikatkan dirinya untuk
memberikan kepada pihak yang lainnnya (penyewa) memanfaatkan/menggunakan barang
selama waktu tertentu dan dengan pembayaran harga atau uang sewa oleh penyewa.
2)
Isi dan susunan surat perjanjian sewamenyewa
a)
Objek atau barang yang disewakan
b)
Tujuan penggunaan objek yang disewakan
c)
Harga sewa yang disetujui
d)
Kewajiban memelihara objek yang dipersewakan
e)
Larangan mengadakan perubahan atas pemindahan
hak kepada pihak ketiga
f)
Pengembalian objek yang disewakan
3)
Menyusun dan menggunakan surat perjanjian
sewamenyewa sesuai dengan fungsinya
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh
penyewa dan yang menyewakan:
a)
Penyewa mengadakan penelitian objek yang akan
disewa
b)
Yang menyewakan harus meneliti tujuan penggunaan
objek yang disewakan
c)
Mengadakan pembicaraan untuk saling mengajukan
syarat-syarat yang dikehendaki kedua belah pihak
d)
Dalam mengemukakan hak dan kewajiban,
masing-masing pihak tidak boleh saling memaksakan kehendak
e)
Kedua belah pihak mengadakan kesepakatan yang
saling menguntungkan
f)
Memilih atau menentukan saksi-saksi atau notaris
yang disetujui bersama
6. Perjanjian
Pemasaran
Adalah
kesepakatan bersama antara orang-orang pemasaran untuk saling menghormati
wilayah pemasaran masing-masing dan hanya memasarkan produk sesuai dengan
wilayah yang telah ditentukan.
Perjanjian
pemasaran dibuat untuk:
a.
Memasarkan produk yang sama, wilayah tempat
pemasaran yang beda
b.
Memasarkan produk yang berbeda (dalam perusahaan
yang sama), wilayah pemasaran sama dengan salesman atau salesgirl perusahaan
Isi
surat perjanjian secara umum meliputi:
a.
Judul perjanjian
b.
Nama-nama pihak yang mengadakan perjanjian
c.
Pernyataan kesepakatan
d.
Isi perjanjian
e.
Saat dan jangka waktu berlalu
f.
Tempat kedudukan menurut hukum
g.
Penyelesaian perselisihan
h.
Bagian penutup
7. Tulisan
didraf dan disampaikan untuk mendapatkan persetujuan, sesuai dengan batas waktu
Menurut KBBI,
draf adalah rancangan atau konsep (surat dan sebagainya); buram.
Agar tulisan
di draf mendapat persetujua dari atasan, maka harus diperhatikan bagaimana
menulis draf. Tata cara menulis draf:
a.
Menuliskan tema, judul permasalahan (bagian
pendahuluan)
b.
Latar belakang permasalahan
c.
Tujuan permasalahan
d.
Rencana kerja yang terdiri atas jenis kegiatan
kerja dan cara pelaksanaan kerja
e.
Tempat pelaksanaan kerja
E.
Berkomunikasi dengan
Penyelia (Pengawas atau Pimpinan dan Macam Macam Rekan Kerja)
1. Arti
penting etika dalam berkomunikasi
Etika memuat
aturan-aturan, sopan santun, nilai-nilai dan norma-norma, serta ukuran-ukuran
mengenai perilaku manusia. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar
pegawai. Komunikasi dikatakan berhasil apabila tujuan komunikasi yang
diinginkan komunikator mendapat tanggapan yang positif dari komunikan.
Syarat mutlak
dalam hubungan kantor harus mempunyai;
a.
Kesusilaan atau budi pekerti yang baik
b.
Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan
tindakannya
2. Komunikasi
antar personal kantor
Seorang
manajer dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik
secara horizontal, vertikal, maupun diagonal. Pengurusan informasi, yakni
penyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik apabila dalam
kantor tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif
menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka
3. Arti
penting komunikasi kantor
Arti penting
komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut:
a.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas
antara:
1)
Bawahan dengan atasan
2)
Bawahan dengan bawahan
3)
Atasan dengan atasan
4)
Pegawai dengan kantor atau instansi yang
bersangkutan
b.
Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
c.
Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para
pegawai
d.
Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan
bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan terjadi pengendalian operasional
yang efisien
e.
Semua pegawai dapat mengetahui
kebijaksanaan,peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan oleh pimpinan
f.
Semua informasi, keterangan, dan berita yang
dibutuhkan para pegawai dapat dengan cepat diperoleh
g.
Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua
pegawai
h.
Menimbulkan sikap saling menghargai dalam
melaksanakan tugasnya masing-masing
i.
Meningkatkan kerja sama (team work) diantara
para pegawai
j.
Suatu cara untuk memperoleh keterangan yang
diperlukan
k.
Untuk menjelaskan persepsi-persepsi atau
penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan
l.
Mendorong manusia ke arah berpikir kreatif
m.
Cara untuk memenuhi keingintahuan manusia
n.
Merupakan pekerjaan kantor baik formal maupun
informal
o.
Alat utama bagi anggota organisasi
p.
Penting bagi pengambilan keputusan
4. Pelaksanaan
komunikasi kantor
a.
Komunikasi vertikal/tegak lurus adalah proses
penyampaian berita berlangsung dari pihak pimpinan kepada bawahannya, begitu
pula sebaliknya
b.
Komunikasi horisontal/mendatar adalah jalinan
hubungan antarkaryawan yang masing-masing sama tingkat kedudukannya di dalam
satu kesatuan organisasi.
c.
Komunikasi diagonal adalah jalinan komunikasi
antarpegawai pada tingkatan yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung
terhadap pihak lainnya.
Komunikasi
yang baik akan berpengaruh terhadap kelancaran kerja sama di dalam organisasi
yang bersangkutan, terutama pada:
a.
Kecepatan kerja
b.
Kecermatan kerja
c.
Semangat kerja sama
d.
Kemampuan bertukar pikiran/pekerjaan
e.
Kemungkinan tumbuhnya pemimpin
F.
Identifikasi Prosedur
dan Format Relevan dalam Komunikasoi Bisnis
Menurut
KBBI, identifikasi adalah tanda kenal diri; penentu/penetapan identitas
seseorang; benda; dan sebagainya
Prosedur
adalah tahap kegiatan untuk menyelesaika suatu aktivitas; metode langkah demi
langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem. Jadi identifikasi prosedur
ialah menetapkan langkah demi langkah secara pasti dalam dalam memecahkan suatu
problem serta mencari bentuk dan ukuran yang sesuai dengan keadaan.
Agar
dapat mengidentifikasi prosedur dan menentukan format yang relevan dalam
komunikasi bisnis, langkah-langkah kerja yang harus diperhatikan antara lain;
1. Pemahaman
pengertian
2. Memahami
proses menyusun perencanaan pesan-pesan bisnis
Penyusunan
pesan-pesan bisnis dapat dibagi menjadi tiga tahap:
a.
Perencanaan
b.
Komposisi
c.
revisi
3. Menentukan
tujuan
Secara umum
ada tiga tujuan komunikasi bisnis:
a.
Memberi informasi
b.
Persuasi (persuating)
c.
Kolaborasi (collaborating) dengan komunikan
4. Menganalisis
komunikan
Komunikan harus
dianalisis; siapa mereka, bagaimana mereka dan apa yang ingin mereka ketahui?
a.
Cara mengembangkan keadaan komunikan, yaitu:
1)
Berapa jumlah dan bagaimana komunikan?
2)
Siapa komunikan?
3)
Bagaimana reaksi komunikan?
4)
Bagaimana tingkat pemahaman komunikan?
5)
Bagaimana hubungan komunikator dengan komunikan?
b.
Cara memuaskan kebutuhan akan informasi
komunikan yaitu:
1)
Carilah apa yang diinginkan komunikan
2)
Persiapkan diri terhadap kemungkinan adanya
pertanyaan yang tak terduga atau tak terungkap
3)
Sampaikan semua informasi yang diperlukan
4)
Yakinkan bahwa informasinya akurat
5)
Tentukan ide-ide yang paling menarik bagi
komunikan
5. Menentukan
ide pokok
Topik
merupakan subjek (pokok) pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan
tentang suatu topik (bagian dari topik) yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh komunikan.
6. Menentukan
atau memilih saluran dan media komunikasi
Pemilihan media
komunikasi harus relevan dengan pesan yang akan disampaikan. Apakah menggunakan
surat, laporan, media pidato atau presentasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar